Tri koraka u postupku certificiranja:
1. Prijava
2. Kontrolni pregled
3. Donošenje odluke
Prijava
Zainteresirani objekt uspostavlja kontakt s nacionalnom koordinatorom programa Zeleni ključ Hrvatska putem e-pošte na adresu udrugalijepanasa@gmail.com ili telefonskim pozivom na objavljene brojeve kontakt osoba.
Na temelju uspostavljenog kontakta, nacionalni koordinator kreirat će moderatorski profil novom korisniku na e-portalu putem kojeg će se obaviti prijava - dodjeljuje mu se korisničko ime i lozinka, koje koristi koordinator programa u objektu.
U ovom koraku objekt također imenuje koordinatora programa – osobu odgovornu za implementaciju programa Zeleni ključ, koja će ujedno biti glavni kontakt prema nacionalnoj koordinaciji.
Prilikom prve prijave na sustav, objekt potvrđuje prihvaćanje općih uvjeta poslovanja. Koordinator programa u potpunosti ispunjava online upitnik te prilaže sve obvezne dokumente. Kada su upitnik i prilozi ispunjeni i pripremljeni, koordinator predaje zahtjev pritiskom na gumb "Predaj zahtjev".
U slučaju nepotpunih podataka ili dokumentacije, nacionalni koordinator kontaktirat će koordinatora programa u objektu radi usklađivanja i dogovora o daljnjim koracima.
Za svako godišnje produljenje certifikata (recertifikaciju), koordinator programa u objektu ažurira zahtjeve u online upitniku i prilaže/osvježava obvezne dokumente putem e-portala.
Kontrolni pregled
Nacionalni koordinator (Zeleni ključ Hrvatska) provodi administrativni pregled dokumentacije te usklađuje eventualne nesukladnosti s objektom (provodi se svake godine). Dokumentacija se pregledava u roku od 14 dana od predaje prijave. Ako pregled potraje dulje, odgoda mora biti opravdana i unaprijed komunicirana s objektom.
Nakon uspješno obavljenog pregleda dokumentacije, koordinator u dogovoru s objektom određuje najpovoljniji termin za vizualni kontrolni pregled (provodi se prve i druge godine, a zatim svake treće godine). Vizualni pregled, ovisno o veličini i stanju objekta, traje do četiri (4) sata.
Preporučujemo da tijekom vizualnog pregleda objekt osigura dovoljno vremena i prisutnost Ekološkog koordinatora ili druge odgovorne osobe formalno zadužene za program Zeleni ključ.
Donošenje odluke
Nakon provedenog kontrolnog pregleda, nacionalni koordinator priprema izvještaj o stanju objekta s cjelokupnom dokumentacijom te ga upućuje na pregled Nacionalnom ocjenjivačkom sudu za Zeleni ključ.
Nacionalni ocjenjivački sud na temelju pregleda dokumentacije odlučuje o odobravanju zahtjeva, potrebi za dopunom ili odbijanju zahtjeva. Nacionalni ocjenjivački sud se sastaje nekoliko puta godišnje, prema potrebi.
Članarina, oznake i trajanje certifikata
Objekti plaćaju godišnju članarinu nakon što njihova prijava bude odobrena od strane Nacionalnog ocjenjivačkog suda za Zeleni ključ. Pravovremeno plaćanje članarine, zajedno s ispunjavanjem kriterija programa, uvjet je za stjecanje ili produljenje certifikata.
Nakon uplate godišnje članarine, objekt prima:
- Certifikat (za sve objekte) koji se izlaže na vidljivom mjestu (ili više njih) unutar objekta.
- Zastavu zelenog ključa koja se izvjesi na ulazu u objekt.
- Vanjsku plaketu (po želji) (za nove objekte) koja se postavlja na ulazu u objekt.
Certifikat Zeleni ključ vrijedi jednu godinu i potrebno ga je obnavljati svake godine, uz kontinuirano poboljšavanje održivih praksi u objektu.
Objekt mora predati ažuriranu prijavu (od druge godine nadalje) najkasnije tri (3) tjedna prije isteka važećeg certifikata.
Kontrolni pregled u objektu provodi se prve i druge godine, a zatim svake treće godine.